Finanzas del despacho

Dónde está (no confundir)

Finanzas es el menú del despacho (barra lateral de la app, fuera de las obras): cuentas y movimientos de todas las obras. Dentro de una obra la pestaña del dinero se llama Dinero (Presupuesto · Gastos · lo que cobras), no "Finanzas": un gasto de obra se ve en la obra › Dinero › Gastos.

Qué es

El tablero financiero del despacho (solo administradores). La pantalla se llama "Finanzas" (título grande; abajo, el nombre de tu empresa y el mes) y sus siete pestañas (la primera, Dirección) van en una tira de cápsulas debajo del título (en el teléfono se desliza de lado):

• Dirección (antes «Números»; la primera; Finanzas abre aquí; solo administradores; desde Hoy, «Ver Dirección ›» junto a «Tus obras»): todas tus obras en una pantalla, para el dueño, con los MISMOS números que el resto de la app. Arriba, tres cifras que llevan a su pantalla: Te deben (lo exigible hoy: lo mismo que Finanzas › Por cobrar, con lo vencido), Debes (lo mismo que Finanzas › Por pagar) y En caja (la suma de los saldos de tus cuentas, hoy; lleva a Cuentas). Luego Riesgos de la semana: los arma LogUp con tus datos de hoy (sin IA), un renglón por obra y razón, lo rojo primero — Atrasada contra el programa, Se pasó del presupuesto, Te debe … vencido, tareas vencidas, Pagas … esta semana (lo que vence en 7 días; lo que no es de una obra sale como «Tu empresa») y RFIs abiertos —; cada uno lleva a donde se actúa; se ven 5 y «Ver todos (N)»; sin riesgos dice «Nada que te preocupe esta semana». Luego Tus obras: una fila por obra activa con Avance (real de programado, «Atrasada» en rojo si va más de 5 puntos abajo; sin programa lo dice), Ejercido (% del presupuesto y «$x de $y»; en rojo si se pasó; «Sin presupuesto» si no tiene), Te deben, Debes y Caja de la obra (lo cobrado menos lo ejercido, desde el inicio; en administración «—»). En escritorio es una tabla; en el teléfono, un renglón por obra. Tocar una obra abre su hoja con sus cifras y «Falta cobrar del contrato» (el contrato vigente menos lo cobrado; en administración, lo que el cliente le debe a tu empresa: el mismo «Te debe» del encabezado de la obra) y «Abrir la obra». Abajo, como antes: Rentabilidad (el margen de cada obra, lo mismo que Finanzas › Rentabilidad), Sin presupuesto (las obras que gastan sin presupuesto, con «Capturar presupuesto») y la Caja del periodo (cobrado, gastado de tu empresa y de obra, y el flujo) con su selector Mes · Trimestre · Año. Sin dato dice «—», nunca $0. Log también la contesta: si un administrador pregunta «¿cómo van mis obras?», Log le da el avance de cada obra con su ejercido, los riesgos de la semana, lo que hay en caja y la liga a Dirección (por cobrar y por pagar se ven en Dirección).
• Resumen: cuatro cifras completas en el grupo "Este periodo" (siempre con centavos: Ingresos, Gastos de operación, Utilidad de tu empresa —con el margen % debajo— y Por cobrar); tocar una cifra lleva a su lugar: Ingresos → Movimientos › Entradas, Gastos de operación → Movimientos › Salidas, Utilidad → Rentabilidad, Por cobrar → Por cobrar. Luego el flujo de caja; "Para hoy" (pagos vencidos o que vencen esta semana; si no hay, «Todo al corriente»); las cotizaciones activas; los próximos vencimientos y los proyectos por margen. Al final del Resumen, "Descargar reporte en PDF" (antes el botón "PDF" de arriba) y, si eres administrador, "Exportar para tu contador" (ver "Para tu contador"). Ojo: "Utilidad de tu empresa" y su margen son los ingresos menos los gastos de oficina — no restan costos de obra; la utilidad de cada obra está en Rentabilidad. Una utilidad o un margen negativos (pérdida) salen en rojo con «−». Ya no hay botón "Actualizar": cada alta, edición, borrado o pago en Finanzas refresca los números solo, y al volver a la pestaña se releen.
• Por cobrar: quién te debe, de qué obra y desde cuándo (ver "Por cobrar y Por pagar" abajo). "Registrar cobro" abre «Registrar cobro»: la cuenta a la que entra ("Entra a"; en el cobro de una estimación o un estado de cuenta, por omisión la cuenta de banco de esa obra si tiene una, si no la principal de tu empresa; la caja chica de la obra solo si tú la eliges), la fecha, el monto (y, en una estimación con IVA, «Incluir IVA»).
• Por pagar: a quién le debes, de todas tus obras: gastos, notas de tus contratistas (se pagan en su corte), estimaciones de subcontrato y órdenes de compra sin pagar (ver "Por cobrar y Por pagar" abajo). En Hoy, los administradores ven «Esta semana te toca pagar $X a N personas»: lo que vence a más tardar el domingo de esta semana y todo lo vencido (dice cuánto ya vencido), con las 3 personas a las que más les debes y «Ver todo» (abre Por pagar, con todo lo que debes, también lo que vence después). Historial de pagos («Pagado»): todo lo que le has pagado a un contratista o proveedor, de todas tus obras (cortes de notas, estimaciones de subcontrato, órdenes de compra y gastos), con la fecha, la obra, la cuenta o la forma de pago y el comprobante (Ver). Se abre en Por pagar con «Historial de pagos» (eliges a la persona), con «Ver pagos a ›» debajo de su grupo en «Por persona», o en el Directorio, en la ficha de la persona → Pagado. Arriba va el total (y el total por obra); se filtra por obra y por fechas (Desde · Hasta) y «Exportar CSV» baja lo que está en pantalla (fecha, persona, obra, concepto, origen, cuenta, forma, monto y si tiene comprobante). Un pago viejo sin forma de pago registrada sale como «Sin forma de pago registrada». Solo administradores e internos con Finanzas o Presupuesto. Los gastos de obra siguen la MISMA regla que la obra (Dinero → Gastos): Por pagar = todo gasto que todavía no está pagado (registrado, verificado o aprobado); Pagado = ya tiene su pago registrado y sale de la lista. Un gasto registrado (nadie lo ha revisado) lleva el chip Sin verificar: ya cuenta como por pagar, pero conviene revisarlo antes de pagarlo. "Registrar pago" abre «Registrar pago»: lo que está por pagar, de qué cuenta sale, la fecha, el monto, la obra, el comprobante y una nota (si el monto es distinto a lo esperado, la hoja lo dice). Para pagar varios a la vez: marca la casilla de cada gasto de obra (o Seleccionar todo, que toma lo que se ve con el filtro actual) y usa Marcar como pagados (N); se abre «Registrar pagos» con cuántos son, el total, y la cuenta de origen, la fecha de pago y una nota opcional que se aplican a todos (cada gasto se paga por lo que le falta y en su propio proyecto). Se registran uno por uno con avance; si alguno falla, los demás quedan pagados y los que fallaron siguen seleccionados con su motivo para reintentar. Solo gastos de obra: los gastos de tu empresa todavía no se marcan pagados desde aquí.
• Movimientos: el libro único: arriba Tus cuentas (saldos; antes la pestaña "Tus cuentas"), y el libro con Ver: Todo · Entradas · Salidas (antes las pestañas Ingresos y Gastos), filtros por obra (o "Indirecto de tu empresa"), conciliación, categoría y periodo; cada renglón dice su obra. La acción es "Registrar" (un cobro de obra es «Registrar cobro», ver abajo). Un gasto de obra se edita con el mismo formulario de la obra (tipo, concepto, comprobante).
• Cuentas: las cuentas de tu empresa y las de cada obra (su caja chica o su cuenta de banco), con su saldo de hoy y «Nueva cuenta» arriba (ver "Cuentas por obra" abajo).
• Rentabilidad: por obra activa y, por omisión, de toda la vida de la obra (los mismos números que la sección Utilidad de cada obra, no los del periodo elegido): Contratado (contrato vigente), Cobrado, Ejercido (sin IVA), Avance (cobrado y gastado contra el contrato; «—» si el contrato está Sin definir), Margen (con su % debajo) y Flujo; un margen, flujo o proyección negativos (pérdida) salen en rojo con «−», y en el teléfono cada obra es su propio grupo (renglones Contratado, Cobrado, Ejercido, Avance, Margen y Flujo; sin tabla que se deslice), con un grupo «Total» al final. En precio alzado, llave en mano y costo máximo: Margen = contrato vigente − ejercido (lo que deja la obra si se cobra todo; sin contrato definido, facturado − ejercido) y Flujo = cobrado − ejercido (cómo va la caja hoy). Ejemplo: Remodelación Larrea, contrato $197,766.15, ejercido $195,316.15, cobrado $119,900 → Margen $2,450.00 y Flujo −$75,416.15. En obras por administración, Cobrado es el ingreso de tu empresa (honorarios + servicios del despacho; lo del proyecto arquitectónico aparte, "+ $X del proyecto"), Margen es el de la obra (como su Utilidad) y no hay Flujo (el ejercido lo reembolsa el cliente). Si eliges un periodo en Finanzas, arriba aparece un control de dos opciones, «Toda la obra» y «»: con el periodo, la tabla enseña la caja de la obra en ese periodo (cobrado y gastado con IVA, y su flujo); el margen es de toda la obra y ahí sale «—». Ya no se reparte un pedazo de los gastos de oficina a cada obra. Abajo van dos grupos: «Flujo de efectivo · 30 días» (+ Cuentas por cobrar − Gastos recurrentes / mes = Proyección neta) y «Flujo · » (antes "Utilidad mensual", que solo restaba los gastos de oficina y con la oficina en cero repetía los ingresos) = entradas del periodo − gastos de oficina − gastos de obra. Solo los administradores ven la rentabilidad por obra (como la Utilidad). Los gastos que nacieron de los renglones de un estado de cuenta (obras por administración) no cuentan en Por pagar: esos costos los paga el cliente, no el despacho. En Ingresos, el cobro de un estado de cuenta que incluye anticipos ligados a los honorarios del proyecto dice "Incluye $X de honorarios del proyecto · obra $Y": es el mismo ingreso (no se cuenta dos veces).

De dónde sale el "por cobrar"

De dos fuentes: pagos pendientes de cotizaciones que tu cliente aceptó + estimaciones y estados de cuenta aprobados de tus proyectos. El detalle, en Finanzas → Por cobrar.

Cómo registrar un cobro

En Por cobrar → "Registrar cobro" en su renglón (admite abonos parciales; crea el ingreso y el movimiento de cuenta), o en Movimientos → Registrar → Cobro o ingreso. Un cobro de una obra siempre entra por su plan de cobro (un solo libro: la obra, su cliente y Finanzas ven el mismo cobro): al elegir la obra, el formulario se vuelve «Registrar cobro» — eliges el pago del plan (anticipo, parcialidad, finiquito; sale lo que falta por cobrar de cada uno), el monto (por omisión, lo que falta de ese pago; si pasa, se reparte hacia los siguientes), la fecha y la cuenta, y queda como abono de ese pago (igual que "Registrar abono" en obra → Dinero → Plan de cobro). Si la obra no tiene pagos pendientes, «Agregar pago al plan de cobro» te lleva a su plan. Un ingreso que no es de ninguna obra (rentas, intereses, consultoría) se registra eligiendo "Indirecto de tu empresa". Al editar un ingreso, su obra no se cambia (para el cobro de una cotización o de una solicitud de pago sin obra, usa "Asignar obra" en su renglón). Si alguien intenta guardar un ingreso de obra suelto, la base lo rechaza con el mensaje de qué hacer.

Cómo registrar un gasto

En Movimientos → Registrar → Gasto: pregunta primero si es "Indirecto de tu empresa" (renta, nómina; puede ser recurrente) o de una obra (te lleva a registrarlo en la obra → Dinero → Gastos); los directos van ligados a una obra. Los gastos de obra ligados a conceptos también se capturan desde el Presupuesto del proyecto y se reflejan aquí.

Categorías de costo (Finanzas → Movimientos → Salidas)

Además de su partida, cada gasto de obra puede llevar una categoría de costo del catálogo de tu empresa (igual en todas las obras): «MANO DE OBRA ALBAÑILERÍA», «ACERO», «RENTAS / MAQUINARIA / ANDAMIOS»… (29 de inicio). Es otra forma de ver el gasto: no cambia su partida ni su monto. Arriba de los gastos de obra está "Por categoría": por cada categoría, Por aprobar (capturado, todavía sin aprobar), Ejercido (aprobado o pagado; un gasto de estado de cuenta cuenta por su subtotal sin IVA, los demás por su monto) y Pagado (lo que ya se pagó), con el periodo elegido en Finanzas (o solo la obra del filtro), y el total; una leyenda de una línea las explica. "Sin categoría" va al final con "Clasificar", que deja ver solo los gastos sin categoría (el filtro "Sin categoría (n)"). En la tabla, la columna "Categoría" se toca y se elige ahí mismo (o "Sin categoría"); para varios, marca sus casillas y usa "Categoría…" en la barra de abajo. La lista no se recarga ni se mueve y lo elegido se queda marcado. Ver "Por categoría" pide permiso de ver Finanzas. El catálogo (agregar, renombrar, ordenar, desactivar, la partida sugerida) está en Empresa → "Categorías de costo".

Periodo

Finanzas abre mostrando TODO el historial; el botón gris con el periodo (junto al título "Finanzas") abre una hoja que permite acotar a mes actual, mes anterior, últimos meses, este año o rango personalizado («Personalizado»: Desde, Hasta y «Aplicar»), con comparativa contra el periodo anterior (la comparativa no aplica en "Todo": no hay periodo anterior de todo el historial).

Borrar gastos e ingresos (el espejo)

Un gasto (de obra desde Presupuesto/Gastos o Finanzas; del despacho desde Finanzas) y un ingreso se borran con lo suyo, en una sola operación: su movimiento en Movimientos (el de "Marcar pagado" o el de una salida/entrada que nació con él) y sus formas de pago registradas, cada una con su movimiento. Si el gasto pagaba una OC, la OC vuelve a quedar por pagar. Si el pago de un gasto era una salida que ya existía y se ligó ("Ligar a gasto"), esa salida no se borra: vuelve a quedar suelta, "Sin ligar", porque es dinero que sí salió; lo mismo una entrada ligada a un cobro: se borra el cobro y la entrada queda suelta. Un gasto que nació de un renglón de un estado de cuenta sí se borra (el renglón sigue cobrándose igual). No se borra, y LogUp dice por qué: si su movimiento ya está conciliado contra el banco (desconcílialo primero en Finanzas → Movimientos y vuelve a intentar); en una obra por administración (costo + honorarios), un gasto que ya se cobró en un estado de cuenta aprobado o firmado ("ya se cobró en el estado de cuenta…"); y el ingreso que es el cobro de una estimación o un estado de cuenta (se quita desmarcándolo como pagado en Estimaciones). Un gasto de obra lo borra un administrador de la obra; los del despacho e ingresos, quien tiene permiso de borrar en Finanzas. Si lo registró Log por WhatsApp, también se puede borrar así. Al revés, borrar un movimiento ligado revierte su fuente (el gasto vuelve a "verificado", la cotización a "pendiente"); si la fuente ya no existe, el movimiento se elimina sin más — no hay nada que revertir.

Errores comunes

Un miembro interno no ve Finanzas — es el default de su rol. Lo mismo vale para las cuentas, sus saldos y movimientos y para lo de Inversionistas (aportaciones, distribuciones, préstamos, preventas, cesiones): solo los ve quien ve Finanzas (administradores, o un interno con «ver» Finanzas en sus Permisos avanzados). Si un interno con permiso de crear en Finanzas no ve ninguna cuenta al «Marcar pagado», le falta también ver Finanzas. Si el por cobrar no cuadra, revisa estimaciones aún en borrador/enviada (solo las aprobadas cuentan) y solicitudes canceladas.

Documentos de los pagos del plan de cobro (obra → Dinero → Plan de cobro → «Documentos»)

Cuando tu cuenta ya los tiene, cada pago del plan de cobro tiene «Documentos»: ahí adjuntas su factura, recibo, comprobante u otro documento (PDF, JPG o PNG, hasta 25 MB; eliges el tipo antes de adjuntar). El documento es del pago y, si quieres, dice de qué abono es (eso pide permiso de Finanzas). Tu cliente lo ve por omisión en el Calendario de pagos de su portal (y en «Proyecto» si es un pago de honorarios), bajo su pago o bajo su abono; el interruptor de cada documento lo oculta. Los documentos aparecen como etiquetas en cada pago (se abren con un toque; los ocultos, punteados). Lo que subes no se modifica (solo se oculta o se quita). Al «Registrar abono» puedes adjuntar de una vez su recibo o comprobante (opcional): se sube después del abono, ligado a él; si el archivo falla, el abono queda y te dice que adjuntes el documento en «Documentos». Si borras un abono, sus documentos se quedan en el pago (sin abono), nunca se borran solos. Un pago con documentos no se puede borrar ni cambiar de obra: primero quita sus documentos. Al eliminar una obra archivada, sus documentos se van con ella.

Comprobantes que sube tu cliente (Por revisar)

Si en «¿Qué ve el cliente?» → ¿Cuánto llevo? prendes «Tu cliente puede subir comprobantes» (apagado por omisión; pide el Calendario de pagos; debajo, una línea te dice si tu cliente ya verá «Subir comprobante» en sus pagos pendientes o que aún no hay pagos pendientes en el Plan de cobro y el botón aparece cuando agregues uno), tu cliente puede subir el comprobante de su transferencia en cada pago pendiente de su Calendario (PDF, JPG o PNG, hasta 10 MB), con su nombre y, si quiere, monto, fecha y una nota. Un comprobante del cliente NUNCA es un abono ni cuenta como cobrado: llega «Por revisar» (arriba de los pagos en Plan de cobro, con aviso en la app y por correo a los administradores y al dueño). En «Documentos» del pago lo abres y decides: «Registrar abono» (abre el registro de siempre con el monto y la fecha que declaró tu cliente; al guardar, el comprobante queda aprobado y ligado a ese abono), «Aprobar» (si el abono ya lo registraste, puedes ligarlo a él) o «Rechazar» con un motivo, que tu cliente ve en su portal. Revisar pide permiso de Finanzas para crear. Hay límites para que nadie llene tu almacenamiento: por enlace, 5 por hora, 20 al día, 30 segundos entre uno y otro y hasta 3 por revisar en un mismo pago; el mismo archivo dos veces cuenta como uno.

Comprobantes de tu cliente en estimaciones y estados de cuenta

Con el mismo interruptor «Tu cliente puede subir comprobantes» y Estimaciones encendido en su enlace, tu cliente también sube el comprobante de su transferencia en cada estimación aprobada (y en la liberación del fondo de garantía) y en cada estado de cuenta aprobado con algo por pagar; en el estado de cuenta puede escribir a quién le pagó (un proveedor o tu despacho). Llega «Por revisar», con aviso en la app y por correo, que te lleva a obra → Dinero → Estimaciones con el documento resaltado: en la fila dice «N comprobantes de tu cliente por revisar»; al tocarlo los abres y decides «Aprobar» o «Rechazar» con un motivo que tu cliente ve. En un estado de cuenta, además eliges «¿A quién le pagó?» entre tu despacho (con o sin factura) y los beneficiarios de sus renglones; tu cliente nunca ve esa clasificación. Aprobar NO marca nada pagado: la estimación se marca pagada y cada beneficiario del estado de cuenta se marca pagado como siempre (si la estimación ya estaba pagada, aprobar liga el comprobante a ese pago). Revisar pide permiso de Finanzas para crear. Los límites por enlace son los mismos de los pagos (se comparten) y hasta 3 por revisar por documento; el mismo archivo ya subido a otro cobro de la obra no se acepta. Una estimación con comprobantes de tu cliente ya no se borra ni se mueve de obra.

En qué plan vive

Todos los planes de obra y la prueba.

Por cobrar de un Estado de cuenta de obra (administración)

De un estado de cuenta aprobado, el despacho solo cobra lo que le toca: honorarios y los renglones marcados "se paga a: Despacho". Lo demás el cliente lo paga directo a cada proveedor (con la CLABE de la tabla de pagos), así que NO aparece en Por cobrar ni en el KPI de por cobrar. Al marcarlo pagado, el monto propuesto ya trae su IVA — no se vuelve a sumar.

Datos bancarios para tus clientes (Ajustes → Datos bancarios para tus clientes; también desde Finanzas → Movimientos → "Datos bancarios para tus clientes ›", arriba en Tus cuentas; solo administradores)

Puedes registrar varias cuentas. La principal es la que aparece en cotizaciones y documentos de pago. Cada cuenta lleva una etiqueta interna (solo la ves tú) y puede marcarse como la cuenta por omisión para lo que el cliente le paga al despacho en los estados de cuenta de obra: con factura o sin factura (una de cada una). Una cuenta que ya es destino de pagos en un estado de cuenta no se puede borrar. La CLABE se valida con su dígito verificador.

Movimientos bancarios importados

Desde Empresa → Importar puedes subir el PDF de movimientos de tu banco: LogUp propone los movimientos (verificados con el cierre de saldo del banco), tú eliges la cuenta destino y confirmas en la revisión. Aparecen en Movimientos con origen "Movimientos bancarios" y nunca se concilian ni se ligan solos — los posibles duplicados se marcan para que tú decidas.

Dónde se ligan las salidas de una obra

En Finanzas → Movimientos, una salida suelta de la cuenta de una obra (de antes, o que nadie ha dicho qué es) sale con la insignia "Sin ligar" y entra en el filtro "N sin ligar" (junto con las entradas sueltas). Su acción "Ligar a gasto" (el ícono de cadena) pregunta "¿Qué es esta salida?": "Es un gasto de la obra" (elige uno de sus gastos por pagar —el más reciente arriba; uno al que no le cabe la salida sale deshabilitado y dice cuánto le queda— o "Nuevo gasto": descripción y concepto, o «Sin clasificar»; el monto y la fecha son los de la salida) u "Otra cosa" (Retiro de utilidad, Transferencia o Ajuste). Al ligarla, el aviso trae "Deshacer". Una salida que dice qué es lleva esa etiqueta en la columna Origen. "Registrar → Movimiento en una cuenta" de un Gasto en una cuenta de obra pide lo mismo antes de guardar; con "Es un gasto de la obra", el gasto (o su pago) se registra junto con la salida. Si es dinero que va a otra cuenta tuya, mejor la pestaña "Transferencia" del mismo formulario (registra la salida y la entrada juntas). Reclasificar: en la obra → Dinero → Gastos, el menú "…" de un gasto tiene "Es retiro de utilidad"; pide confirmación, borra el gasto (sale del ejercido) y su salida queda en Movimientos como retiro de utilidad. Si la base no lo deja (un gasto de una OC, de un anticipo, de tu cliente…), LogUp dice el porqué tal cual.

Anticipos a proveedores

Un anticipo es dinero que le adelantas a un proveedor o contratista de tu Directorio (nunca texto libre) antes de que te entregue: no es costo de la obra — queda como saldo a favor con él y se vuelve costo cuando lo aplicas a un gasto o a una orden de compra. Se registra en Directorio (botón "Registrar anticipo" arriba, o en el detalle del proveedor → sección Anticipos → "Registrar anticipo"): monto, fecha, la cuenta de donde sale y para qué obra (o "Tu empresa (cualquier obra)"). Sale de la cuenta como un movimiento tipo "Anticipo a proveedor". En el detalle del proveedor ves su saldo a favor total y por obra, y cada anticipo con lo aplicado y lo devuelto; ahí mismo: "Devolver" (lo que le queda regresa a una cuenta y el anticipo se cierra) y "Pasar a otra obra" (o al despacho; lo ya aplicado se queda donde se aplicó; a una sola obra solo si todo lo aplicado es de esa obra). Al elegir a quién, si escribes un proveedor que no existe, "+ Crear proveedor" lo da de alta sin salir de la pantalla — pero antes te enseña los nombres parecidos que ya tienes ("Construlandia" = "CONSTRULANDIA, S.A. de C.V.") para no duplicarlo; eliges uno de ellos o "No, crear «X»". Registrar, devolver o mover un anticipo pide permiso de Finanzas para crear. Un anticipo del cliente (el que nace de la sección «Anticipos» de un estado de cuenta) aparece ahí con la nota «Anticipo del cliente»: no tiene «Devolver» ni «Pasar a otra obra» — es dinero del cliente de esa obra y se aplica en sus estados de cuenta; lo que le quede se le devuelve al cliente con «Devolver saldo»: eliges un estado de cuenta en borrador de esa obra y cuánto (hasta su saldo), y se agrega como renglón negativo en su sección Anticipos; se descuenta del anticipo (y lo cierra si queda en cero) al aprobar ese estado de cuenta.

Formas de pago de un gasto (un concepto, varios pagos)

En la obra → Dinero → Gastos, el menú "…" de un gasto tiene "Formas de pago": para pagar UN gasto con varios pagos, por ejemplo la cisterna de Urquiza ($26,700.30) = desde anticipo de Construlandia $11,967.37 + de una cuenta $14,732.93. Cada renglón es una forma: "De una cuenta" (cuenta y fecha; crea su salida en Movimientos), "Desde anticipo de X (saldo $N)" (solo los anticipos abiertos del MISMO proveedor del gasto, de esa obra o del despacho) o "El cliente le pagó directo". Se guardan todos o ninguno: si uno no cabe, no se guarda nada y te dice por qué. Los pagos nunca suman más que el gasto ni más que el saldo del anticipo. El gasto queda pagado cuando sus pagos cubren el monto; mientras no, sigue por pagar con lo que falta. El gasto cuenta UNA vez y completo en el ejercido; el anticipo no se cuenta aparte. Para usar un anticipo el gasto necesita su proveedor del catálogo (si no lo tiene, la hoja te deja elegirlo). Un pago registrado se quita con el bote de basura; el pago que viene de un "Marcar pagado" de antes se quita regresando el gasto a "Por pagar". Un gasto con formas de pago ya no se paga con "Marcar pagado", no se borra y su monto no baja de lo pagado hasta quitar sus pagos. "Lo absorbe tu empresa" todavía no se puede registrar como forma de pago. Los gastos que nacen de un estado de cuenta se pagan en el estado de cuenta, no aquí.

Movimientos de un pago con formas de pago o de un anticipo

Su salida en Movimientos no se edita ni se borra a mano: LogUp avisa que se corrige desde el gasto (Formas de pago) o desde el anticipo (Directorio → Devolver / Pasar a otra obra). Los mensajes: "pagado de más" (los pagos pasan del gasto), "el anticipo ya no alcanza" (usa lo que le queda y paga el resto con otra forma), "ese anticipo es de otro proveedor o de otra obra", "ese anticipo ya está cerrado".

Entradas «Sin ligar» (Movimientos → Todo)

Una entrada de dinero registrada suelta en una cuenta (un «Registrar → Movimiento en una cuenta» de ingreso) no cuenta como cobrado de ninguna obra: sale con la insignia "Sin ligar", y el filtro "N sin ligar" (junto a "sin conciliar") enseña solo esas. Su acción "Ligar a cobro" (el ícono de cadena) abre el plan de cobro de su obra —si la cuenta es del despacho, primero pregunta de qué obra—: elige el pago (primero los que tienen saldo; uno al que no le cabe la entrada sale deshabilitado y dice cuánto le queda) o "Nuevo pago en el plan" (concepto y tipo; el monto y la fecha son los de la entrada). No mueve dinero: la entrada sigue en su cuenta y desde ese momento cuenta como cobrado. "Registrar → Movimiento en una cuenta" en una cuenta de obra: una entrada pide "¿Qué es esta entrada?" — "Es un cobro de la obra" (elige el pago de su plan, o uno nuevo; se registra como cobro de ese pago) u "Otra cosa" (transferencia, préstamo, aportación o ajuste; no cuenta como cobrado). Sin contestar, no se guarda. Si la base lo rechaza, LogUp dice el porqué tal cual (por ejemplo, que el pago no tiene saldo para esa entrada).

Movimientos es el libro único (Finanzas → Movimientos)

Ahí está TODO el dinero de tu empresa y de tus obras. Arriba, "Tus cuentas": un grupo con "Todas las cuentas" (el total de tu caja) y un renglón por cuenta (banco, caja, la caja de una obra) con su saldo —con un periodo cerrado, el saldo al cierre—; tocar una cuenta filtra el libro a esa cuenta y la marca con ✓ (tocarla otra vez, "Todas las cuentas" o "Ver todas" quita el filtro; con una elegida sale "Editar cuenta"). Ahí mismo: "Nueva cuenta" y, si eres administrador, "Datos bancarios para tus clientes ›" (la cuenta y CLABE que salen en cotizaciones, estimaciones y portal): abre Ajustes → Datos bancarios para tus clientes y ‹ Atrás (arriba) te regresa al libro. "Ver": Todo · Entradas · Salidas son vistas del MISMO libro (ya no pantallas aparte; las transferencias entre tus cuentas solo salen en Todo). Filtros, en el grupo "Filtrar": Obra (con "Indirecto de tu empresa"), Conciliación, Categoría, los interruptores "N sin conciliar", "N sin ligar" y "N cobrado sin cuenta" (ver solo esos), y Buscar (descripción, obra, cuenta, monto o fecha) cuando la lista es larga; los interruptores "Por obra" (lo que entró y salió de cada obra, y lo indirecto) y "Por categoría", y "Limpiar filtros". El pago de un corte de un contratista («Pagar corte» registra un movimiento por nota, todos con la misma nota «Corte de la semana del … · · pagado el …») sale en el libro como UN renglón («Corte de la semana del … · ») con el total y cuántas notas son; tocarlo (o "Ver notas" en la computadora) lo abre y enseña cada nota con su hoja. La ÚNICA acción principal es "Registrar" (la cápsula negra junto a "Exportar Excel"): pregunta qué vas a registrar —Cobro o ingreso, Gasto, Transferencia entre tus cuentas o Movimiento en una cuenta (un préstamo, una aportación, un ajuste)— y abre la hoja de siempre. Cada renglón abre su hoja (en el teléfono, cada renglón es una tarjeta; en la computadora, tocando su descripción): el monto, la cuenta, la obra con "Ver en la obra ›", el origen, "Conciliado con el banco" y lo que se puede hacer (ligar, asignar obra, editar, eliminar). "Cobrado sin cuenta": un cobro que se registró pero nunca llegó a una cuenta (no está en el saldo de ninguna) sale en el libro con esa etiqueta —nunca se esconde— y arriba se dice cuánto suma; el filtro "N cobrado sin cuenta" enseña solo esos. En Salidas, debajo del libro: "Sin salida de cuenta" (gastos de tu empresa pendientes, plantillas que se repiten o pagados sin decir de qué cuenta) y "Costo de obras" (lo que cuesta cada obra, pagado o no, con su categoría y "Por categoría"). Las ligas viejas (Finanzas → Ingresos, Gastos) llevan a este libro; Finanzas → Cuentas es otra vez su pestaña (ver "Cuentas por obra").

Cuentas por obra (Finanzas → Cuentas, y ⚙ → Editar proyecto → "Cuenta de la obra")

Cada obra puede tener sus propias cuentas (su caja chica o una cuenta de banco solo para esa obra; cada obra nueva nace con su caja chica): lo que entra y sale de ellas se cuenta en la obra. Finanzas → Cuentas enseña "Tu empresa" (sus cuentas con su saldo; la principal arriba), una sección por obra con sus cuentas y "Obras sin cuenta propia" (lo de esas obras sale y entra por las cuentas de tu empresa). "Nueva cuenta" (arriba) pregunta "Pertenece a: Tu empresa / Una obra" (y cuál obra), el tipo (banco, efectivo, caja chica, tarjeta de crédito) y el saldo inicial; en una obra sin cuenta, "Crear cuenta" abre la misma hoja ya puesta en esa obra, y cada obra tiene "Otra cuenta para esta obra". Tocar una cuenta abre Movimientos filtrado por esa cuenta; el lápiz es "Editar cuenta". En la obra, ⚙ → Editar proyecto → "Cuenta de la obra" enseña sus cuentas, "Crear cuenta de la obra" y "Usar una de tu empresa": pasa una cuenta que ya tienes a esta obra (pide confirmación; sus movimientos sin obra se cuentan desde ese momento en la obra; la cuenta principal de tu empresa no se puede pasar). Eso se guarda al momento, no con el "Guardar" del proyecto. Se regresa en Finanzas → Cuentas → "Editar cuenta" → "Pertenece a". Crear o cambiar cuentas pide permiso en Finanzas.

Por cobrar y Por pagar (Finanzas → Por cobrar · Por pagar; antes la pestaña "Cobros y pagos" con sus vistas Por cobrar, Por pagar y Antigüedad)

Cada una contesta una pregunta: ¿quién me debe —o a quién le debo—, de qué obra y desde cuándo? Arriba, el total y "Desde cuándo": cuánto es de 0–30 días, 31–60, 61–90 y más de 90 días (cada una es un renglón; tocar una filtra la lista y la marca con ✓, otra vez la quita; la antigüedad cuenta desde que vence el pago o desde que se aprobó el documento o se registró el gasto). La lista de Por cobrar se agrupa "Por obra" (con "Indirecto de tu empresa" para lo que no es de ninguna obra) o "Por cliente" (con "Sin cliente"); Por pagar abre "Por persona" (a quién le debes: cada proveedor o contratista, de todas tus obras; "Sin proveedor" si no tiene) y también se ve "Por obra" o "Por semana" (la semana en que vence o, sin vencimiento, desde la que se debe; la más vieja arriba). Cada grupo con su total y su antigüedad más vieja; dentro, por el día en que vence (lo vencido primero), y cada renglón dice su antigüedad ("31–60 días · 45 d") o, si todavía no vence, cuándo vence ("Vence en 3 días", "Vence hoy"). La forma de agrupar es un control arriba de la lista. Filtros, en el grupo "Filtrar": Obra, De dónde / Qué es (pago de cotización, estimación, estado de cuenta, gasto de tu empresa, gasto de obra…) y "Limpiar filtros"; arriba, Buscar cuando la lista es larga. Si LogUp no pudo leer la cartera, la pantalla dice «No pudimos leer lo que te deben» (o «lo que debes») con «Reintentar»: no es que esté en cero. Cada renglón abre su hoja (en el teléfono, tocando la tarjeta): qué es, la obra, el cliente o proveedor, la antigüedad, las fechas y "Ver en la obra" (o "Ver en Movimientos" para un gasto de tu empresa). "Registrar cobro" (Por cobrar) y "Registrar pago" (Por pagar) van en cada renglón (en la computadora, a su lado; en el teléfono, en su hoja) y abren la hoja de siempre (antes el botón decía "Marcar pagado"). Por cobrar trae los pagos de cotizaciones que tu cliente aceptó (firmada o importada) y las estimaciones y estados de cuenta aprobados (de un estado de cuenta, solo lo que le toca a tu empresa). Por pagar trae todo lo que debe tu empresa, de todas tus obras: los gastos de obra sin pagar (por lo que les falta: uno pagado en parte, por su saldo; sin los de un estado de cuenta: esos los paga el cliente), las notas aprobadas de tus contratistas (bajo el nombre del contratista, no de la tienda; se le pagan en su corte de la semana: el renglón trae "Pagar corte", que abre su ficha en el Directorio con esa semana abierta — ahí no hay "Registrar pago"), las estimaciones de subcontrato aprobadas sin pagar (lo que se paga de una cuenta: el neto menos lo que se toma del anticipo) y las órdenes de compra confirmadas o recibidas sin pagar (estas dos traen "Pagar en la obra", que abre Subcontratos u Órdenes de compra de su obra), y los gastos de tu empresa pendientes. Arriba, un solo total. Para pagar varios gastos de obra a la vez, "Marcar como pagados (N)". Los renglones de un estado de cuenta no salen aquí: los paga tu cliente a cada quien. La Casa de ejemplo no cuenta. Todavía no sale en Por cobrar el plan de cobro de cada obra (se cobra en la obra → Dinero → Cobros); la pantalla lo dice abajo de la lista.

Para tu contador (Finanzas → Resumen → "Exportar para tu contador"; solo administradores)

Baja en Excel (una hoja de Gastos, otra de Ingresos —montos como número, fechas como fecha— y una de Notas) o en CSV todo lo que entró y salió de tu empresa en un periodo: "Mes pasado" (lo que abre), "Este mes", "Este trimestre", "Este año" o "Fechas…" (de una fecha a otra). Sale un renglón por cada gasto o ingreso, de todas tus obras —también las archivadas— y de tu empresa (sin la Casa de ejemplo ni los gastos de un estado de cuenta, que los pagó tu cliente), con, en este orden (el de la captura de una póliza): fecha, tipo, concepto, a quién se le pagó (o el cliente) y su RFC si está en el Directorio, subtotal e IVA (si el gasto dice cómo va el IVA; si no, vacíos), retenciones, total, las columnas de factura, obra, partida, categoría, lo pagado y el saldo, y sus pagos (fecha, cuenta y forma; varios pagos van juntos separados por «;»), y el estatus (Pagado, Pagado en parte, Por pagar, Cobrado). Las columnas de factura (UUID y RFC del emisor del CFDI) ya vienen, pero hoy salen vacías y dicen "Sin factura": LogUp todavía no guarda el XML de los gastos (tu contador las cruza con su descarga del SAT). Antes de bajarlo, la hoja dice cuánto suman los ingresos y los gastos del periodo, y avisa: «Incluye obras archivadas; por eso el total puede ser mayor que el Resumen» (también va en la hoja Notas del Excel). No es un archivo para importar tal cual a CONTPAQi o Aspel (esos importan pólizas con el catálogo de cuentas de tu contador): es lo que tu contador usa para armarlas. Desde Log (administradores): «exporta lo del mes pasado para mi contador» contesta con la liga que abre esa hoja ya en el periodo.

La obra de cada renglón (Finanzas → Movimientos)

Cada movimiento dice de qué obra es en la columna "Obra", o "Indirecto de tu empresa" si no es de ninguna (renta, nómina, software…); una transferencia entre tus cuentas dice "Entre cuentas". La obra sale de lo que liga el movimiento (el cobro, el gasto, la estimación, el pago de cotización, el anticipo); si no liga nada, de la cuenta si es de una obra; si tampoco, es indirecto. El nombre de la obra lleva a la obra (su Dinero; un gasto de obra, a Dinero → Gastos con ese gasto resaltado). El filtro "Obra" tiene "Todas las obras", "Indirecto de tu empresa" y cada obra (también las terminadas que salen en el periodo); el Excel trae la columna Obra. En Entradas y Salidas pasa lo mismo: cada cobro, cobrado sin cuenta y gasto de obra dice su obra o "Indirecto de tu empresa" (nunca "—"), y los gastos operativos son, por definición, indirectos de tu empresa. Al registrar, "Registrar" → "Cobro o ingreso" y "Registrar" → "Gasto" preguntan primero de qué obra es o si es "Indirecto de tu empresa" —ya no hay un "sin obra" por omisión—: un ingreso de una obra es «Registrar cobro» (por su plan de cobro); un gasto de una obra se registra en la obra (la hoja lleva a la obra → Dinero → Gastos con "Agregar gasto" abierto, para que cuente en su ejercido). "Asignar obra": un ingreso que quedó como indirecto pero era de una obra —el cobro de una cotización o el abono de una solicitud de pago— lleva junto a su obra el botón "Asignar obra" (también en su hoja): eliges la obra y desde ese momento cuenta en ella en Finanzas (Movimientos, Entradas, Rentabilidad); su cuenta, fecha y monto no cambian. Un ingreso manual sin obra no se puede asignar (la base no deja un ingreso de obra suelto): si era de una obra, bórralo y regístralo como cobro de su plan.

Salidas de una cuenta de obra (dicen qué son)

Una salida de dinero registrada suelta en la cuenta de una obra (un «Registrar → Movimiento en una cuenta» de gasto en una caja o cuenta de la obra) no cuenta en el ejercido de ninguna obra: por eso ahora tiene que decir qué es. O es un gasto de la obra — se liga a un gasto (uno que ya existe o uno nuevo en el concepto que elijas, o en «Sin clasificar»): la salida queda como su pago, sin mover dinero, y el gasto cuenta en el ejercido una vez —, o es otra cosa: retiro de utilidad (el despacho se llevó su utilidad), transferencia o ajuste (un cuadre de caja); ninguna de esas es costo. Sin decirlo, no se guarda. Ligarla se deshace sin borrar la salida (la salida vuelve a quedar suelta y el gasto sin ese pago). Reclasificar un gasto como retiro de utilidad: si un gasto fue en realidad la utilidad que se llevó el despacho (por ejemplo, los «cuadre»), se reclasifica: el gasto se borra (sale del ejercido) y la salida de dinero que lo pagó se queda en su cuenta como retiro de utilidad (la caja no cambia). No aplica a gastos de un estado de cuenta, de una orden de compra, de un subcontrato, ni pagados desde un anticipo o por tu cliente. Lo hace quien puede borrar en Finanzas.