Tabla clave: un estado de cuenta de ejemplo
Obra por administración. Honorarios: 10 % sobre el importe sin IVA, con IVA de 16 %. Los números son ilustrativos.
| Concepto | Importe sin IVA | IVA 16 % | Total |
|---|---|---|---|
| Materiales | $300,000 | $48,000 | $348,000 |
| Subcontrato de albañilería | $200,000 | $32,000 | $232,000 |
| Subtotal de costos | $500,000 | $80,000 | $580,000 |
| Honorarios 10 % de $500,000 | $50,000 | $8,000 | $58,000 |
| Total que debe el cliente | $638,000 |
¿Qué es una obra por administración?
Es el esquema donde el cliente paga el costo real de la obra (materiales, subcontratos, mano de obra) más un porcentaje de honorarios por administrarla. Tú no cotizas un precio cerrado; compruebas cada gasto y lo cobras con tu fee. Por eso el estado de cuenta es el documento central: todo el dinero pasa por ahí.
¿Qué lleva un estado de cuenta por administración?
- Los renglones de costo, agrupados (materiales, subcontratos, mano de obra), con su comprobante.
- El tratamiento de IVA de cada renglón: 16 %, 8 % en zona fronteriza, 0 %, exento o sin factura.
- Lo que el cliente pagó directo a un proveedor: cuenta en el subtotal, pero no se te debe a ti.
- Los honorarios: porcentaje, base de cálculo y si llevan IVA.
- Los anticipos y pagos ya recibidos, y el saldo.
¿Sobre qué base se calculan los honorarios?
Es lo que más discusiones genera, así que se pacta antes. Las dos formas comunes: sobre el importe sin IVA (en el ejemplo, 10 % de $500,000 = $50,000) o sobre el total con IVA (10 % de $580,000 = $58,000, más su IVA). Con la segunda cobras más, pero el cliente paga honorarios también sobre el IVA; por eso la primera suele ser más fácil de aceptar. Decide una y escríbela en el contrato.
¿Los honorarios llevan IVA?
Si facturas tus honorarios, sí: 16 % sobre $50,000 son $8,000, y el honorario con IVA es $58,000. Si no los facturas por cualquier razón, el cálculo cambia. Confirma tu caso con tu contador antes de fijar la regla.
¿Cada cuándo se entrega el estado de cuenta?
Con la frecuencia que pacten, normalmente cada semana o cada quincena, junto con el avance y las fotos. Un estado de cuenta semanal evita sorpresas: el cliente ve en qué se fue cada peso antes de que se acumule. Es parte de lo que debe ver tu cliente cada semana.
¿Cómo lo hace LogUp?
LogUp tiene el estado de cuenta de obra para obras por administración: lo mandas por WhatsApp y el cliente lo firma. Calcula el IVA de cada renglón y tus honorarios con el porcentaje y la base que elijas, y no aprueba un estado de cuenta que cobra honorarios sin porcentaje. Puedes ligar el anticipo de honorarios a su pago, para que al cobrarse el plan quede pagado. El cliente ve su estado de cuenta en el portal sin ver tus notas internas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un estado de cuenta de obra?
Es el documento que muestra al cliente lo gastado en la obra, tus honorarios, lo que ya pagó y lo que debe.
¿Cuánto se cobra de honorarios en una obra por administración?
Lo que pacten; en el ejemplo es 10 %. Los honorarios de dirección de obra se tratan en cómo cobrar honorarios de arquitecto.
¿Los honorarios se calculan sobre el total con IVA o sin IVA?
Depende de lo pactado. En el ejemplo se calculan sobre el importe sin IVA: $50,000 sobre $500,000.
¿Qué pasa con lo que el cliente paga directo a un proveedor?
Entra en el subtotal del estado de cuenta, pero no lo cobra el despacho. Si genera honorarios o no, también se pacta.
¿Cada cuándo debo mandarlo?
Cada semana o cada quincena, con avance y fotos.